Inicio rápido: crear e implementar un bot de chat clásico

Copilot Studio permite a cualquier persona de la organización crear bots de chat en Microsoft Teams. El bot de chat tiene procesamiento de lenguaje natural (NLP) incorporado y una interfaz gráfica sin código. Con nuestra última integración de Teams, puede crear, probar y publicar su bot de chat en Teams, todo dentro de la interfaz de Microsoft Teams.

Al crear un bot de chat, tenga en cuenta lo siguiente:

• Los tipos de preguntas que alguien formularía
• Las diferentes formas en que se hace una pregunta
• Las respuestas esperadas
• Si un usuario tiene o no preguntas o inquietudes posteriores

Para ayudarte a empezar a crear bots de chat de recursos humanos, en esta guía de inicio rápido se muestra cómo:

• Adapte su escenario y sus necesidades a lo que puede hacer un bot de chat
• Crear un bot de chat en la aplicación Copilot Studio en Teams
• Crear y mejorar temas que respondan a preguntas comunes de estilo de recursos humanos
• Probar, publicar y compartir el bot de chat con la organización

El bot de soporte de recursos humanos es un bot de chat amable para preguntas y respuestas que ofrece acceso a un experto profesional de soporte del equipo de recursos humanos cuando el bot no puede ayudar. Un empleado puede hacerle una pregunta al bot de chat y el bot de chat responde con una respuesta si el bot de chat tiene contenido para ello.

Si el bot de chat no tiene una respuesta, el empleado puede enviar una consulta. La consulta se envía a un equipo predeterminado de expertos que responden a las notificaciones de consulta.

Escenario

Trabaja en recursos humanos (HR) en Contoso y necesita crear un bot chat de soporte de HR en Microsoft Teams. Este bot de chat responderá a preguntas comunes de recursos humanos, como las relacionadas con el tiempo libre, con información relevante de la base de conocimientos interna de la empresa. El bot de chat también puede ponerse en contacto con expertos en recursos humanos y notificarles que un empleado necesita ayuda para situaciones poco comunes.

Una vez que se publica este bot de chat, los empleados de Contoso pueden acceder a la información de recursos humanos en Teams sin necesidad de buscar en la intranet de la empresa.

Instalar la aplicación Copilot Studio en Microsoft Teams

Empiece iniciando la aplicación Copilot Studio en Teams:

1. Vaya a la tienda de aplicaciones de Teams y busque "Microsoft Copilot Studio".

2. Seleccione Agregar o Abrir, si ya lo agregó, para la aplicación Microsoft Copilot Studio.

La aplicación se abre en la página principal de Copilot Studio. Los usuarios de Teams pueden crear bots de chat aquí sin salir de Teams.

Crear un bot de chat nuevo en un equipo

1. Seleccione Empezar ahora en la página Inicio.

2. Elija qué equipo administra el bot de chat y seleccione Continuar. Puede crear un nuevo equipo si es necesario, antes de agregarle un bot de chat.

3. Seleccione el idioma deseado. Para obtener más información sobre cómo elegir idioma, consulte Soporte de idioma.

4. Escriba un nombre para el bot de chat, por ejemplo, "Bot de soporte técnico de Recursos Humanos".

5. Reemplace el icono predeterminado por uno más representativo, si lo desea.

6. Agregue indicaciones sugeridas, si lo desea.

7. Seleccione Crear.

Crear un tema de tiempo libre para empleados para consultas habituales sobre tiempo libre

Un bot de chat viene con una colección de temas que define la interacción del bot de chat con los usuarios finales. Creemos un tema para responder a las preguntas de los empleados sobre tomarse un tiempo libre.

1. En el panel izquierdo, seleccione Temas.

2. Seleccione Nuevo tema>Desde cero.

3. Seleccione el recuadro Frases desencadenadoras para agregar frases.

4. Agregue frases desencadenadoras en el panel Frases desencadenadoras. Por ejemplo, introduzca las siguientes frases:

   • Necesito información sobre tiempo libre
   • Necesito ayuda con el tiempo libre
   • ¿Cuántos días de vacaciones pagadas tengo?
   • ¿Qué son las fiestas nacionales?
   • Necesito un permiso ampliado

   Las frases desencadenadoras para cada tema definen las formas en que los usuarios hacen las preguntas sobre ese tema. Estas frases son las que esperamos que utilicen los empleados para preguntar sobre el tiempo libre.

   Copilot Studio viene con capacidades de lenguaje natural integradas. Solo necesita definir algunas frases desencadenadoras sobre el tiempo libre, frases que espera que los empleados usen, y el bot de chat puede desencadenar con precisión el tema según la entrada del empleado.

5. Seleccione + para guardar las frases desencadenadoras. Cierre el panel Frases desencadenadoras cuando haya terminado.

   El Nodo Frases desencadenadoras muestra las frases.

6. Seleccione Detalles en la barra de herramientas.

7. Asigne un nombre al tema Tiempo libre del empleado y escriba una descripción adecuada.

8. Cierre el panel Detalles.

9. Defina cómo interactúa el bot de chat con los empleados.

10. Seleccione Guardar. Su nuevo tema se vuelve disponible.

Definir cómo interactúa el bot de chat

1. Escriba el texto en el nodo de mensaje existente Puedo ayudar con preguntas relacionadas con el tiempo libre.

2. Seleccione el icono Agregar nodo (+) debajo del nodo del mensaje, luego seleccione Hacer una pregunta para agregar un nodo de pregunta al tema.

3. Escriba "¿Qué información está buscando?" en el cuadro de texto Hacer una pregunta. El empleado podría hacer esta pregunta.

4. En Opciones del usuario, agregue Vacaciones pagadas y Festivos nacionales como dos opciones.

   

   Las opciones del usuario se almacenan en una variable y el tema se ramificará, según la opción que elija el usuario. Puede cambiar el nombre de la variable para rastrearla mejor en el tema.

5. En la variable, en Guardar respuesta como, seleccione el icono de lápiz para editar las propiedades de la variable.

6. El panel Propiedades de variables se abre. Cambie el nombre de la variable TimeOffType. Cierre el panel Propiedades variables y verá los cambios reflejados en el lienzo de creación.

   

   Puede agregar diferentes respuestas para cada opción. Para las vacaciones pagadas, podemos hacer que el bot de chat dirija a los empleados a un sitio web interno de RR. HH. para buscar directivas de tiempo libre remunerado.

7. Agregue un nodo de mensaje específicamente para la rama Vacaciones pagadas con este mensaje para el usuario: Con referencia a las vacaciones pagadas, vaya a www.contoso.com/HR/PaidTimeOff para enviar solicitudes de tiempo libre.

8. Agregue un nodo seleccionando el icono Agregar nodo (+) para finalizar la conversación con una encuesta. Seleccione Terminar la conversación, luego, Terminar con encuesta. Es la encuesta de satisfacción del cliente preconfigurada en el bot de chat para que todos lo usen en sus temas.

9. En la ruta Días festivos nacionales, agregue un nodo de mensaje con el siguiente texto:

   National holidays for 2020:
   -   New Year's Day: January 1st
   -   Memorial Day: May 25th
   -   Independence day: July 4th
   -   Labor Day: September 7th
   -   Thanksgiving: November 26th - 27th
   -   Christmas Eve and Christmas Day: December 24th - 25th
   

10. Termine esta ruta del tema con una encuesta también. Agregue un nodo seleccionando el icono Agregar nodo (+) para Finalizar la conversación y Terminar con una encuesta.

Probar el bot de chat

Copilot Studio viene con un panel de prueba incorporado que le permite probar el bot de chat en tiempo real.

1. Para abrir el panel de pruebas, seleccione Probar bot en la barra de herramientas.

2. Introduzca "Necesito información sobre tiempo libre".

   Aunque Necesito información sobre tiempo libre no coincide directamente con las frases desencadenantes, Copilot Studio es capaz de procesar la entrada del usuario y desencadenar el tema tiempo libre del empleado.

   Mientras charla con el bot de chat, puede ver dónde está en la conversación en tiempo real siguiendo las opciones resaltadas en verde.

3. Seleccione Vacaciones pagas.

   El tema se bifurca según la respuesta del usuario. También puede abrir la variable TimeOffType para ver el valor de Tiempo libre pagado por el usuario. Sin embargo, ¿qué ocurre si el usuario está buscando festivos nacionales en su consulta? El usuario puede sentirse molesto si el bot de chat le pide que lo repita. Vamos a probarlo.

4. Seleccione el icono Restablecer en la parte superior del panel de pruebas.

5. Escriba "Necesito información sobre los días festivos nacionales".

   El bot de chat omite la respuesta sobre el tipo de vacaciones y proporciona información directamente sobre los días festivos nacionales. Este comportamiento sucede porque Copilot Studio admite la extracción de la entidad y puede determinar que el usuario pregunta sobre los días festivos nacionales.

   

Mejorar el tema para gestionar consultas más complejas remitiendo la consulta a expertos en recursos humanos

Ahora que ya hemos abordado los aspectos básicos, agreguemos una opción más compleja al tema: permisos prolongados.

1. Vuelva al tema que creó.

2. En el nodo Pregunta, agregue una opción llamada Permiso prolongado.

   

   Dado que la situación personal de cada empleado es diferente, las preguntas sobre el permiso prolongado requieren hablarlo con un experto en recursos humanos. Puede crear el bot de chat para conectar a los expertos en recursos humanos con sus empleados.

3. Agregue un nodo de mensaje que diga "El permiso prolongado necesita la aprobación de un experto en recursos humanos. ¡Vamos a ponerle en contacto con un compañero!

   Los bots de chat de Copilot Studio puede realizar acciones agregando acciones a un tema. En este ejemplo, agrega una acción básica previa que notifica a un experto en recursos humanos. Esta acción básica envía una tarjeta adaptable al canal de expertos de recursos humanos en Teams para que los expertos sepan que un usuario necesita que se pongan en contacto con él.

   Puede crear la acción básica para enviar un mensaje a un canal de Teams y luego llamarlo con la entrada apropiada.

4. Agregue un nodo de pregunta solicitando una descripción del problema y agregue el texto ¿Cómo describiría el problema?

5. Cambie el tipo de identificación a la respuesta completa del usuario.

6. Guarde la descripción en una variable llamada Description.

   

7. Agregue un nodo en la pregunta y seleccione Llamar a una herramienta y, después , Crear nuevo flujo, que inicia Power Automate.

8. Elija la plantilla Enviar un mensaje a un canal de Teams, luego seleccione Seguir.

   Es posible que tenga que autenticar la conexión a Teams. Seleccione Iniciar sesión en Este flujo se conectará a.

   La plantilla de flujo toma dos entradas del bot de chat, el Asunto (título del mensaje) y el Mensaje de texto (mensaje real) para publicar en el canal.

   1. En la definición del flujo Publicar un mensaje (v3), seleccione el ID de equipo y el ID de canal del equipo donde se debe publicar el mensaje.

   2. (Opcional) Agregue texto al mensaje además de la descripción especificada por el usuario, y completar el campo Mensaje.

   3. Asigne un nombre al flujo y guárdelo.

   4. Cierre el lienzo de creación de flujo.

   Regresará al lienzo de creación.

9. Agregue un nodo bajo la pregunta y seleccione Llamar a una herramienta y, a continuación, seleccione el nuevo flujo.

10. Pase la variable que creó anteriormente llamada TimeOffType para el Asunto. Para Mensaje, seleccione la variable Description, que se recopila en el chat. Cuando el flujo publique un mensaje en el canal seleccionado, indica Permiso prolongado como título y el mensaje proporcionado por el empleado.

    Propina

    Copilot Studio ahora está directamente integrado con Teams para que el bot de chat sepa con qué usuario de Teams está chateando. Esto permite a los creadores del bot de chat utilizar la información para crear respuestas de bot de chat personales y personalizadas.

    Para usar el nombre de la persona que chatea con el bot de chat, hay una variable predefinida llamada bot.UserDisplayName que se usará como cualquier otra variable.

    Puede informar al empleado de que se ha informado a los expertos sobre su solicitud y que se pondrán en contacto con él.

11. Agregue un nodo de mensaje con el mensaje Hemos notificado al experto. Se pondrán en contacto con usted en breve..

12. Termine la conversación con una encuesta.

13. Guarde el tema.

Puede agregar más temas para que el bot de soporte de recursos humanos pueda responder más preguntas de los empleados de Contoso.

Publicar su bot de chat

La publicación del bot de chat pondrá a disposición de los usuarios finales las últimas actualizaciones de contenido del bot.

En el menú de navegación, seleccione Publicar. Seleccione Publicar de nuevo.

Deberá seguir algunas acciones más para que el bot de chat esté realmente disponible para los empleados.

Poner el bot de chat a disposición de otros empleados

1. En la página Publicar , seleccione la opción para abrir su bot de chat. Puede probar su bot de chat antes de compartirlo.

2. Seleccione la opción para que el bot de chat esté disponible para otros usuarios. Aparecerá el panel de configuración para los canales de Teams + Microsoft 365.

   1. Editar los detalles del bot de chat.

   2. Compartir la aplicación con el equipo.

      Ver el bot de chat en la tienda de aplicaciones es una solución alternativa para probarlo, ya que no se requiere la aprobación del administrador y se evita cualquier tipo de correo no deseado al administrador.

   3. Una vez satisfecho, comparta el bot de chat con su organización, lo que requiere la aprobación del administrador.

   Los empleados ahora pueden encontrar su bot de chat publicado en la tienda de aplicaciones de Teams.

Editar los detalles del bot de chat

En el panel de personalización, puede editar el icono de bot de chat que se muestra en Teams y cambiar las descripciones cortas y largas de su bot de chat. Esta configuración se completa previamente con contenido de inicio, pero se pueden personalizar.

Comparta su bot de chat con su equipo

1. Seleccione Añadir a <nombre del equipo>. Aparece un panel en el que puede configurar cómo el bot de chat saluda a los miembros del equipo.

2. Seleccione Agregar. Un mensaje indica que el bot de chat está disponible para el equipo. Puede cerrar el panel de configuración.

Compartir el bot de chat con la organización

Si comparte el bot de chat con toda la organización incluirá al bot en la sección Generado por su organización en la tienda de aplicaciones de Teams. El acceso requiere la aprobación del administrador.

1. Seleccione Enviar para la aprobación de administrador.

2. Confirme el icono del bot de chat, la descripción corta y la descripción larga.

3. Confirme que desea compartir el bot de chat con todos los miembros de la organización.

4. Envíelo para la aprobación de administrador. Esta parte del proceso no se puede completar de inmediato y requiere seguimiento con el administrador para su aprobación.

Busque el bot de chat en la tienda de aplicaciones de Teams

Una empleada llamada Melissa puede encontrar el bot de chat que ha creado en la tienda de aplicaciones de Teams.

Dependiendo de cómo haya compartido su bot de chat, Melissa puede encontrarlo en la sección extensiones de Copilot o en la sección Creado para su organización de la tienda de aplicaciones de Teams. Para que aparezca un bot de chat en la sección Creado para su organización, primero debe ser aprobado por un administrador.

Melissa selecciona la aplicación bot de chat y selecciona Agregar para mí. El chatbot aparece en la barra de la app de Teams.

El tema Saludo automáticamente le da la bienvenida a Melissa.

El empleado habla con el bot de chat para preguntar sobre el tiempo libre

Melissa necesita tiempo libre en julio y agosto por motivos personales e indica Necesito información sobre indisponibilidad. Melissa selecciona Vacaciones pagadas y aparece un sitio web donde puede obtener más información sobre el tiempo libre pagado.

Luego, el bot de chat recopila datos de satisfacción del cliente y finaliza la conversación.

Melissa revisa el sitio de Recursos Humanos para buscar indisponibilidad remunerada y comprende que necesita un permiso ampliado. Vuelve al bot de chat y escribe Necesito una licencia prolongada.

El bot de chat le permite a Melissa saber que se necesita un experto en recursos humanos para la solicitud de permiso prolongado y le pide a Melissa una descripción de su problema.

El bot de chat notifica a un experto, quien se comunica con Melissa en breve.

Volver a la vista del autor y acceder al canal de expertos del equipo de RR. HH.

Aquí vemos que el bot de chat ejecutó el flujo que agregó anteriormente y publicó la solicitud de Melissa en el canal.